Por Caridad Arosemena

Teletrabajo  es un término que  comenzó a acuñar el estadounidense Jack Nilles, investigador y académico en temas relacionados con la gestión del trabajo a distancia y la aplicación de tecnologías de comunicación en el entorno laboral.  Desde la década de 1970, promovió la idea de que las personas podrían trabajar desde casa utilizando tecnologías de comunicación. Analizó cómo el teletrabajo puede mejorar la productividad reduciendo   tiempos de desplazamiento y permitiendo  un ambiente de trabajo más flexible, generando un  impacto  positivo en los empleados al conseguir un mejor equilibrio entre trabajo y vida personal y así mejorar su calidad de vida

Nilles visualizó varios desafíos y consideraciones al implementar el teletrabajo. Uno de ellos, el riesgo de aislamiento social para los teletrabajadores, lo que puede afectar la moral y la colaboración. Analizó cómo las empresas deben adaptarse para gestionar y supervisar a los empleados a distancia, enfatizando la importancia de la confianza y la comunicación efectiva. Por parte de la empresa, se identificaron oportunidades al reducir costos operativos y de infraestructura así como mejoras en la sostenibilidad ambiental al disminuir la necesidad de desplazamientos.

Qué  otros acontecimientos impulsaron el  teletrabajo?:

● El desarrollo tecnológico de los años 80 y 90 como el desarrollo de internet y el uso de ordenadores personales.

● Los atentados del 9/ 11 en el 2001 que llevó a considerar el teletrabajo como un elemento importante en la “continuidad del negocio¨

● La democratización de herramientas de gestión de trabajo y de clientes que facilitaba escalar operaciones mediante esquemas SaaS desde el 2010.

● La pandemia  del Covid 19 a inicios del  2020, con su impacto global en todas las industrias, generando nuevos modelos de negocio y esquemas de trabajo.

El trabajo híbrido , como su nombre lo indica,  alterna el trabajo en la oficina y el teletrabajo. Según la Organización Internacional del Trabajo (OIT), esta modalidad ha ido ganando espacio debido a que las empresas lo han visto como una alternativa entre la ausencia total de las oficinas y el regreso de todos a trabajar presencialmente. En este esquema, se  exige la asistencia a las instalaciones de la empresa por unos días a la semana para poder interactuar “cara a cara” entre los colegas y colaboradores.

El “trabajo híbrido”, posee varias aristas positivas que hay que conocer y gestionar. Una de ellas es que las empresas han desocupado espacios en sus edificios, tienen ahorros importantes en energía, suministros y mantenimiento. Esto ha permitido a las empresas el operar en espacios más pequeños e incluso ha surgido la idea  innovadora de optimización al compartir espacios comunes de trabajo en un “coworking” interno. Vale decir que este concepto que se popularizó en San Francisco - USA, nació con el   objetivo de crear un ambiente colaborativo para trabajadores independientes y emprendedores. Con esta estructura de diseño, los colaboradores ya no tienen necesariamente un lugar específico para trabajar sino que usan libremente lo que está disponible en la zona de coworking. Esta modalidad incluso consigue que el espacio destinado para estacionamientos del personal se reduzca, llegando incluso a reducir los accidentes de trabajo.

Una de las principales ventajas del trabajo híbrido es que facilita contratar talento a escala global  ampliando la base de datos de personal calificado. Este formato de trabajo rompió fronteras y ahora las personas pueden ser contratadas en cualquier parte del mundo, sin moverse de su país y desde su casa o el lugar que defina. Esto ha dado origen al término   “nómadas digitales” Sin embargo, hay algunos áreas con las que hay que tener especial cuidado:

● Las soluciones y respuestas se pueden  dilatar  mucho más con el trabajo a distancia ya que por ejemplo, algunas  reuniones se convierten en sesiones fantasmas  cuando las personas no conectan sus cámaras. Este tipo de situaciones afecta el  diálogo y entendimiento.  

● Los empleados nuevos pueden no estar recibiendo un programa de  inducción adecuado que garantice un un correcto conocimiento e  interiorización de la cultura de la empresa, necesarios para la una adaptación a la institución y el  entorno .  

● El sentido de pertenencia se hace más difícil desarrollarlo en los colaboradores nuevos y se puede empezar a perder en los antiguos si no se buscan  métodos innovadores para lograrlo.

● En algunos entornos, cuando los  colaboradores trabajan desde casa, no tienen todas las herramientas para hacer de su día una jornada productiva. En ocasiones, para resolver problemas requieren de la documentación que no la pueden consultar por falta de digitalización y automatización.

● Los aspectos de seguridad informática y protección de datos se enfrentan a riesgos de impacto al trabajar en conexiones remotas con equipos y protocolos no estandarizados.

● Las personas  que se han acostumbrado a la flexibilidad y no están dispuestas a trabajar en empresas con horarios normales y presenciales, se les dificulta llenar vacantes de posiciones que requieren la presencialidad.

Por su parte, a los colaboradores esta modalidad brinda varios beneficios y ventajas. El ahorro en costos de transporte  y tiempo de desplazamiento puede ser significativo. La flexibilidad de este esquema de trabajo les permite tener más control sobre su hogar, sus hijos o padres y sobre sus pertenencias si viven en barrios inseguros. Sin embargo, los colaboradores pueden ver afectaciones en sus planillas de energía o comunicación y espacios. Un tema importante es que la falta de presencialidad en el lugar de trabajo, puede perjudicar la carrera profesional de algunas posiciones.

Vale mencionar que  cuando se investiga para saber el estado general del teletrabajo en el Ecuador, no se encuentra información actualizada aunque  sí existe un marco normativo para aplicarlo.    De lo que se observa no  hay un uso generalizado de dicha modalidad  y  más bien un regreso a la presencialidad.  Las dificultades seguramente con las que se han encontrado las empresas son varias, algunas generales ya mencionadas, pero seguramente  lo que más impacta es la falta de conectividad de muchas personas en sus hogares, los problemas de  energía durante tiempo prolongado  y que este es un país agroindustrial  enfocado en el comercio nacional e internacional   y de quererlo implementar    serían muy pocas personas  de la empresa las que gozarán de dicha modalidad.

Hay que considerar que no todas las empresas tienen las políticas y herramientas necesarias para monitorear los avances en el día a día. Si bien las metas  cuantitativas son más significativas, hay ciertos procesos y servicios que pueden verse afectados y no se detectan a corto plazo, como puede ser el descontento de los clientes y la falta de compromiso de los colaboradores. Con frecuencia esto se debe a que los colaboradores en formato remoto no están concentrados en sus tareas o incluso comparten otras tareas y trabajos durante el horario asignado. Frases como “Cuando vaya a la oficina te lo resuelvo”, son un indicio de que la modalidad de trabajo híbrido no está funcionando con eficiencia.

El  teletrabajo no es para toda la  empresa, sino para ciertos departamentos; ni para todas las personas.  Hay que analizar cuáles unidades de negocios o departamentos podrían trabajar en una modalidad “remota” al 100% o híbrida. Luego de identificar quienes son los clientes internos y externos que atenderán los colaboradores bajo esta modalidad, hay que dotar de las herramientas tecnológicas que requieren para operar sus procesos. Hay que verificar si la información que se requiere para operar estará disponible en cualquier lugar y si la empresa tiene el control sobre la plataforma y procesos que se manejan fuera de sus instalaciones. Una pregunta importante es si estos procesos se van a manejar con la misma eficiencia y precisión como se los haría dentro de la empresa.  También es necesario, definir el perfil que debe tener una persona para adaptarse y funcionar bien en teletrabajo, cumplir con las conexiones y metas aun estando fuera del entorno administrativo de la institución.

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